Cada grupo ve solo su propio conocimiento
KOSMO gobierna el acceso mediante grupos: los archivos se asignan a un grupo y los empleados solo reciben respuestas de las fuentes habilitadas para su grupo. Así, el mismo asistente puede atender a recursos humanos, contabilidad y ventas sin que nadie vea contenidos que no le están destinados.
Derechos por grupo en lugar de por persona
Usted crea los grupos tal como ya existen en su organización – por ejemplo contabilidad, personal o ventas – y asigna los archivos subidos a los grupos correspondientes.
Cuando alguien formula una pregunta, KOSMO solo recurre a las fuentes para las que esa persona está habilitada por su grupo. Los documentos confidenciales no aparecen para los demás ni en la respuesta ni en las fuentes citadas.
La ventaja práctica frente a derechos por persona: ante una incorporación, una salida o un cambio de departamento, usted modifica la pertenencia al grupo – y no docenas de autorizaciones individuales.
Por qué esto importa
La documentación de personal, salarios o contratos queda limitada a los grupos que ya tienen derecho a verla.
Los derechos dependen del rol en la organización, no de personas concretas.
Los nuevos empleados entran en su grupo y disponen de inmediato del nivel de información adecuado – ni más ni menos.
Un esquema de autorizaciones trazable es requisito para el uso conforme al RGPD de un asistente de IA.
El control de acceso por roles como requisito del uso conforme al RGPD
Un asistente de IA que sirve todos los documentos a todos los empleados es difícilmente sostenible en términos de protección de datos. El RGPD exige que los datos personales solo sean accesibles a quienes los necesitan para su tarea. Sin un esquema de autorizaciones eso no puede demostrarse – y justo ahí fracasan muchos proyectos piloto de IA en el segundo paso.
El término técnico es control de acceso basado en roles (en inglés role-based access control, RBAC): los derechos dependen de un rol o un grupo, no de personas concretas. Una explicación breve figura también en nuestro glosario de IA.
En la práctica significa: una salida, un cambio de departamento o una regla de suplencia es una modificación de la pertenencia al grupo – y no la actualización de docenas de autorizaciones individuales, en la que la experiencia dice que siempre se olvida una.
Para los profesionales sujetos a secreto – despachos de abogados, consultas médicas, asesoría fiscal – se añade que los datos de clientes y pacientes deben delimitarse no solo frente al exterior, sino también internamente. Qué otros requisitos rigen figura en ¿Qué es un chatbot conforme al RGPD?.
Häufige Fragen
¿Puede una persona estar en varios grupos?
Sí. Quien pertenece a varios grupos recibe respuestas de todas las fuentes correspondientes – así pueden representarse por ejemplo directivos o asistentes que atienden varias áreas.
¿Se ve que existen documentos que no se pueden ver?
No. Las fuentes fuera de los propios grupos no entran ni en la respuesta ni en las fuentes citadas.
¿Qué es el control de acceso basado en roles?
Un esquema de autorizaciones en el que los derechos dependen de roles o grupos en lugar de personas concretas. Más detalles en el glosario.
¿Puede conectarse con nuestra gestión de usuarios existente?
KOSMO utiliza una autenticación centralizada mediante Keycloak. Cómo conectarla a su gestión de usuarios existente se concreta en el proyecto.
¿Cuántos grupos tiene sentido crear?
Tantos como áreas de conocimiento realmente distintas existan – lo habitual es reproducir la estructura organizativa ya presente. La experiencia dice que los modelos demasiado finos no se mantienen y pierden así su propósito.
¿Rigen los derechos también para las carpetas en la nube y los correos conectados?
Sí. La asignación de derechos rige con independencia de la procedencia de una fuente – también para las carpetas conectadas de su nube documental y para los buzones integrados.
¿Qué ocurre cuando alguien deja la empresa?
El acceso se retira mediante la autenticación centralizada; con ello desaparece también la pertenencia al grupo. No quedan autorizaciones individuales que alguien deba limpiar por separado.
Qué más sabe hacer KOSMO
Vigilar sitios web y recibir avisos sobre sus palabras clave.
Conectar carpetas de Nextcloud y OneDrive como fuente de conocimiento.
Integrar correos y enviar las respuestas directamente.
Cada respuesta con su prueba – para releerla en el documento.
KOSMO en el móvil, con notificaciones push.
Incorporación, formación e información interna en un solo lugar.
Lo mejor es verlo uno mismo
En 30 minutos le mostramos cómo se ve esta función en su día de trabajo – con sus propios contenidos.
