Aus der Antwort wird direkt eine E-Mail
KOSMO kann E-Mails als Wissensquelle einbinden und Antworten direkt in eurem E-Mail-Programm öffnen – mit bereits eingesetztem Text. Damit entfällt das Kopieren zwischen Assistent und Postfach: Ihr prüft die Mail, ergänzt bei Bedarf und schickt sie ab.
Zwei Richtungen: hinein und hinaus
E-Mails als Quelle: Korrespondenz enthält oft Wissen, das in keinem Handbuch steht – Absprachen, Zusagen, Klärungen. Eingebunden in KOSMO wird dieser Bestand durchsuchbar und fließt mit Quellenangabe in Antworten ein.
Antworten als E-Mail: Umgekehrt lässt sich eine Antwort direkt als E-Mail öffnen. Das Mailprogramm startet mit fertig eingesetztem Text, sodass niemand markieren, kopieren und einfügen muss.
Der Zeitgewinn liegt weniger im einzelnen Vorgang als in der Häufigkeit: Wer täglich Anfragen beantwortet, spart bei jeder einzelnen ein paar Handgriffe – und vermeidet die Fehler, die beim Kopieren entstehen.
Was das spart
Die Mail öffnet sich mit dem Text – markieren, kopieren, einfügen entfällt.
Absprachen und Klärungen aus E-Mails werden auffindbar statt in Postfächern zu versanden.
KOSMO bereitet den Text vor – geprüft und abgeschickt wird von euch.
Ihr bleibt in eurem gewohnten E-Mail-Programm, statt in einem weiteren Werkzeug zu tippen.
Datenschutz, wenn E-Mails zur Wissensquelle werden
Postfächer sind der heikelste Datenbestand einer Organisation. Dort steht Vertrauliches neben Belanglosem, und fast immer sind personenbezogene Daten dabei. Wer Korrespondenz für einen KI-Assistenten erschließt, muss deshalb zwei Fragen beantworten: Wo wird verarbeitet, und wer bekommt was zu sehen.
Auf die erste Frage antwortet KOSMO durch den Betriebsort: on-premise oder in unserem deutschen Rechenzentrum, ohne US-Cloud und ohne Training mit euren Inhalten. Eingebundene E-Mails verlassen diese Umgebung nicht. Das ist der wesentliche Unterschied zu Assistenzfunktionen, die Postfächer an einen Cloud-Dienst weiterreichen.
Die zweite Frage beantwortet die Rechtevergabe über Gruppen: Es werden nur Quellen herangezogen, für die die fragende Person freigegeben ist. Ein eingebundenes Postfach wird dadurch nicht plötzlich für alle lesbar.
Welche Postfächer ihr überhaupt einbindet, bleibt eure Entscheidung – in der Praxis sind das meist funktionsbezogene Adressen wie Info-, Support- oder Vertriebspostfächer, nicht die persönlichen Postfächer einzelner Mitarbeitender. Was die Datenschutzkonferenz zu solchen Systemen sagt, haben wir unter RAG & Datenschutz zusammengefasst.
Vor dem Senden prüfen: KOSMO setzt den Text ein, verschickt aber nichts eigenständig. Wie bei jeder KI-Antwort gilt: Der Inhalt stammt aus euren Quellen und sollte vor dem Absenden gelesen werden – die Verantwortung für die Mail bleibt bei euch.
Häufige Fragen
Verschickt KOSMO E-Mails selbstständig?
Nein. Die Mail öffnet sich mit eingesetztem Text in eurem E-Mail-Programm. Prüfen, anpassen und Absenden bleibt bei euch.
Mit welchem E-Mail-Programm funktioniert das?
Die Mail wird über das Programm geöffnet, das auf dem Gerät für E-Mails eingerichtet ist. Wie das in eurer Umgebung genau aussieht, schauen wir uns in der Demo an.
Was passiert mit den eingebundenen E-Mails?
Sie werden wie andere Wissensquellen in eurer KOSMO-Instanz verarbeitet – on-premise oder in unserem deutschen Rechenzentrum, ohne Training mit euren Inhalten.
Sehen alle dieselben E-Mails?
Nein. Auch hier greift die Rechtevergabe über Gruppen: Es werden nur Quellen herangezogen, für die die fragende Person freigegeben ist.
Müssen wir persönliche Postfächer einbinden?
Nein, und in der Praxis wird das auch selten gemacht. Üblich sind funktionsbezogene Adressen wie Info-, Support- oder Vertriebspostfächer, in denen das geschäftlich relevante Wissen ohnehin zusammenläuft.
Wie funktioniert die Anbindung technisch?
Über IMAP, also den Standard, den auch euer E-Mail-Programm nutzt. Welche Postfächer eingebunden werden, entscheidet ihr.
Kann KOSMO auf eine konkrete Mail antworten?
KOSMO bereitet den Antworttext vor und öffnet ihn in eurem E-Mail-Programm. Geprüft, ergänzt und abgeschickt wird von euch – automatisch verschickt wird nichts.
Was KOSMO außerdem kann
Webseiten überwachen und bei Stichworten erinnert werden.
Gruppen steuern, wer welche Dateien sieht.
Nextcloud- und OneDrive-Ordner als Wissensquelle einbinden.
Jede Antwort mit Beleg – direkt im Dokument nachlesen.
KOSMO auf dem Handy, mit Push-Benachrichtigungen.
Einarbeitung, Schulung und interne Auskünfte an einer Stelle.
Am besten einmal selbst sehen
In 30 Minuten zeigen wir, wie diese Funktion in eurem Arbeitsalltag aussieht – mit euren eigenen Inhalten.
