Jede Gruppe sieht nur ihr Wissen
KOSMO steuert den Zugriff über Gruppen: Dateien werden einer Gruppe zugeordnet, und Mitarbeitende erhalten nur Antworten aus den Quellen, für die ihre Gruppe freigegeben ist. So kann derselbe Assistent Personalabteilung, Buchhaltung und Vertrieb bedienen, ohne dass jemand Inhalte zu sehen bekommt, die nicht für ihn bestimmt sind.
Rechte über Gruppen statt pro Person
Ihr legt Gruppen an, wie sie in eurer Organisation ohnehin existieren – etwa Buchhaltung, Personal oder Vertrieb – und ordnet die hochgeladenen Dateien den passenden Gruppen zu.
Stellt jemand eine Frage, zieht KOSMO nur die Quellen heran, für die diese Person über ihre Gruppe freigegeben ist. Vertrauliche Unterlagen tauchen für andere weder in der Antwort noch in der Quellenangabe auf.
Der praktische Vorteil gegenüber Rechten pro Person: Bei Ein- und Austritten oder einem Abteilungswechsel ändert ihr die Gruppenzugehörigkeit – und nicht Dutzende einzelner Freigaben.
Warum das wichtig ist
Personal-, Gehalts- oder Vertragsunterlagen bleiben auf die Gruppen begrenzt, die sie ohnehin sehen dürfen.
Rechte hängen an der Rolle in der Organisation, nicht an einzelnen Personen.
Neue Mitarbeitende kommen in ihre Gruppe und haben sofort den passenden Wissensstand – nicht mehr und nicht weniger.
Ein nachvollziehbares Berechtigungskonzept ist Voraussetzung für den DSGVO-konformen Einsatz eines KI-Assistenten.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle als Voraussetzung für den DSGVO-konformen Einsatz
Ein KI-Assistent, der alle Dokumente an alle Mitarbeitenden ausspielt, ist datenschutzrechtlich kaum haltbar. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur denen zugänglich sind, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Ohne ein Berechtigungskonzept lässt sich das nicht belegen – und genau daran scheitern viele KI-Pilotprojekte im zweiten Schritt.
Der Fachbegriff dafür ist rollenbasierte Zugriffskontrolle (englisch role-based access control, RBAC): Rechte hängen an einer Rolle beziehungsweise Gruppe, nicht an einzelnen Personen. Kurz erklärt steht das auch in unserem KI-Glossar.
Praktisch heißt das: Ein Austritt, ein Abteilungswechsel oder eine Vertretungsregelung ist eine Änderung an der Gruppenzugehörigkeit – nicht eine Nachpflege von Dutzenden Einzelfreigaben, bei der erfahrungsgemäß eine vergessen wird.
Für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB – Kanzleien, Praxen, Steuerberatung – kommt hinzu, dass Mandats- und Patientendaten nicht nur vor der Außenwelt, sondern auch intern abgegrenzt gehören. Welche Anforderungen sonst noch gelten, steht auf Was ist ein DSGVO-konformer Chatbot?.
Häufige Fragen
Kann eine Person in mehreren Gruppen sein?
Ja. Wer mehreren Gruppen angehört, erhält Antworten aus allen dafür freigegebenen Quellen – so lassen sich etwa Führungskräfte oder Assistenzen abbilden, die mehrere Bereiche betreuen.
Sieht man, dass es Dokumente gibt, die man nicht sehen darf?
Nein. Quellen außerhalb der eigenen Gruppen fließen weder in die Antwort noch in die Quellenangabe ein.
Was ist rollenbasierte Zugriffskontrolle?
Ein Berechtigungskonzept, bei dem Rechte an Rollen bzw. Gruppen hängen statt an einzelnen Personen. Mehr dazu steht im Glossar.
Lässt sich das mit unserer bestehenden Benutzerverwaltung verbinden?
KOSMO nutzt eine zentrale Anmeldung über Keycloak. Wie sich das an eure vorhandene Nutzerverwaltung anbinden lässt, klären wir im Projekt.
Wie viele Gruppen sind sinnvoll?
So viele, wie es fachlich getrennte Wissensbereiche gibt – meist bildet man die vorhandene Organisationsstruktur ab. Zu feingliedrige Modelle werden erfahrungsgemäß nicht gepflegt und verlieren dadurch ihren Zweck.
Gelten die Rechte auch für eingebundene Cloud-Ordner und E-Mails?
Ja. Die Rechtevergabe greift unabhängig davon, woher eine Quelle stammt – auch für angebundene Ordner aus eurer Wissenscloud und für eingebundene Postfächer.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Der Zugang wird über die zentrale Anmeldung entzogen; die Gruppenzugehörigkeit entfällt damit ebenfalls. Es bleiben keine Einzelfreigaben zurück, die jemand separat aufräumen müsste.
Was KOSMO außerdem kann
Webseiten überwachen und bei Stichworten erinnert werden.
Nextcloud- und OneDrive-Ordner als Wissensquelle einbinden.
E-Mails einbinden und Antworten direkt versenden.
Jede Antwort mit Beleg – direkt im Dokument nachlesen.
KOSMO auf dem Handy, mit Push-Benachrichtigungen.
Einarbeitung, Schulung und interne Auskünfte an einer Stelle.
Am besten einmal selbst sehen
In 30 Minuten zeigen wir, wie diese Funktion in eurem Arbeitsalltag aussieht – mit euren eigenen Inhalten.
