Venir à bout plus vite des appels d'offres et des dossiers de consultation
Un assistant IA qui travaille sur vos propres dossiers de consultation répond en quelques secondes aux questions de délais, de critères de candidature et de justificatifs exigés – en indiquant la référence, pour que l'affirmation reste vérifiable. Ce qui compte n'est pas la seule rapidité, mais où les documents se trouvent pendant ce temps : avec KOSMO, ils ne quittent pas votre infrastructure.
De quoi il s'agit
Les dossiers de consultation sont longs, imbriqués et rarement structurés de la même façon. Cahier des charges, critères de candidature, critères d'attribution, conditions contractuelles et annexes se trouvent dans des documents distincts qui se renvoient l'un à l'autre. Qui doit trancher une seule question – jusqu'à quand les candidats peuvent poser des questions, quels justificatifs de capacité sont exigés, à partir de quel montant une autre procédure s'applique – cherche dans des fichiers au lieu de travailler.
La pression du temps s'y ajoute : les procédures de marché ont des délais fermes, et un point négligé ne se remarque souvent que lorsqu'il n'est plus réparable. En même temps, ce sont précisément ces dossiers qui contiennent des informations qui n'ont pas à sortir – données des candidats, estimations internes, notes d'évaluation.
Quelles sources KOSMO raccorde pour cela
KOSMO travaille sur le fonds que vous tenez de toute façon. Typiquement :
- Les pièces de la consultation en cours – cahier des charges, règlement de la consultation, projet de contrat et annexes.
- Les guides et instructions internes de la commande publique, qui fixent la façon de procéder chez vous.
- Les procédures closes comme matériau de comparaison – comment une prestation semblable a-t-elle été mise en concurrence la dernière fois.
- Les textes et circulaires, dans la mesure où vous les conservez sous forme de documents.
Comment cela se déroule
- Raccorder les sources
Le dossier contenant les pièces de la consultation est raccordé comme source – depuis votre système de fichiers, un cloud documentaire ou une application métier. Personne n'a à copier quoi que ce soit.
- Régler les droits
Par les groupes, vous fixez qui peut interroger ce fonds. Une procédure en cours reste ainsi limitée au cercle qui y a déjà accès.
- Poser les questions
Les questions se posent en langage ordinaire, non sous forme de mots-clés. Pour chaque réponse, KOSMO nomme le document et le passage, de sorte que l'affirmation se vérifie d'un clic.
- Automatiser le récurrent
Pour les portails d'appels d'offres, l'agent de veille peut regarder régulièrement et signaler lorsqu'un avis correspondant paraît – sans que quelqu'un ait à vérifier manuellement chaque jour.
Un exemple
Quels justificatifs de capacité l'appel d'offres pour la réfection de voirie exige-t-il, et jusqu'à quand les candidats peuvent-ils poser des questions ?
D'après Reglement_Consultation_Voirie.pdf, point 4.2 : sont exigés un extrait du registre central du commerce, une attestation de responsabilité civile professionnelle d'au moins 3 M€ ainsi que trois références de travaux comparables au cours des cinq dernières années. Selon le point 2.5, les questions des candidats doivent être posées au plus tard dix jours calendaires avant la date limite de remise des offres, via le portail des marchés.
Illustration à titre d'exemple. La réponse que donne KOSMO dépend exclusivement des documents que vous raccordez – rien n'est inventé, et chaque affirmation porte sa référence.
Ce qui n'arrive pas au passage
Les documents ne quittent pas votre infrastructure. KOSMO fonctionne on-premise ou dans notre centre de données allemand ; il n'y a aucune transmission à un fournisseur de nuage, aucune question de pays tiers et aucune réserve liée au CLOUD Act. Aucun modèle n'est non plus entraîné avec vos contenus – ils servent à répondre à votre question, rien de plus. Qui a le droit de voir quelle source, vous le pilotez par les droits de groupe ; qui n'a pas le droit de voir un document ne le voit pas non plus cité dans une réponse.
Où passe la limite : KOSMO ne remplace ni l'examen au regard du droit de la commande publique ni une décision de l'acheteur. L'assistant trouve et étaye ce qui figure dans vos documents – savoir si une formulation tient juridiquement, si une procédure est bien choisie ou si une offre doit être écartée reste la responsabilité métier du service compétent. La référence est faite précisément pour cela : chaque affirmation se vérifie sur le document d'origine.
Questions fréquentes
Des dossiers de consultation ont-ils leur place dans un système d'IA ?
Cela dépend d'où ils vont au passage. Avec un service en nuage, ils quittent l'administration et sont traités chez un fournisseur externe, le plus souvent hors d'Europe – c'est le point critique. KOSMO fonctionne on-premise ou dans un centre de données allemand ; les documents restent là où ils se trouvent déjà.
Comment empêcher des personnes non habilitées de consulter une procédure en cours ?
Par la même attribution de droits que celle qui s'applique au stockage des fichiers. KOSMO ne cite que des sources auxquelles la personne qui interroge a accès – qui n'a pas le droit de voir un document ne le voit pas non plus apparaître dans une réponse.
KOSMO peut-il évaluer une offre ?
Il peut rassembler des éléments issus des offres et les confronter aux pièces, par exemple quels justificatifs exigés sont présents. L'appréciation elle-même est une décision de l'acheteur et le reste – ne serait-ce que parce qu'elle doit être motivée et documentée.
KOSMO trouve-t-il aussi de nouveaux appels d'offres ?
Oui, par l'agent de veille. Il regarde à intervalles fixés sur les portails enregistrés et signale les avis pertinents. La mise en place vous appartient – quelles sources sont observées, vous le fixez.
Le voir sur vos propres dossiers
Nous montrons KOSMO sur vos propres documents – sans qu'il faille téléverser quoi que ce soit qui quitte votre maison.
