Chaque groupe ne voit que son savoir
KOSMO pilote l'accès par groupes : les fichiers sont rattachés à un groupe, et les collaborateurs ne reçoivent de réponses que depuis les sources ouvertes à leur groupe. Le même assistant peut ainsi servir les ressources humaines, la comptabilité et le commerce sans que personne ne voie des contenus qui ne lui sont pas destinés.
Des droits par groupe plutôt que par personne
Vous créez les groupes tels qu'ils existent déjà dans votre organisation – comptabilité, ressources humaines, commerce – et vous rattachez les fichiers téléversés aux groupes correspondants.
Quand quelqu'un pose une question, KOSMO ne mobilise que les sources auxquelles cette personne a accès par son groupe. Les documents confidentiels n'apparaissent pour les autres ni dans la réponse ni dans les sources citées.
L'avantage pratique par rapport à des droits par personne : lors d'une arrivée, d'un départ ou d'un changement de service, vous modifiez l'appartenance au groupe – et non des dizaines d'autorisations individuelles.
Pourquoi c'est important
Les dossiers de personnel, de salaires ou de contrats restent limités aux groupes qui ont de toute façon le droit de les voir.
Les droits dépendent du rôle dans l'organisation, non de personnes individuelles.
Les nouveaux arrivants entrent dans leur groupe et disposent aussitôt du niveau d'information adéquat – ni plus ni moins.
Un schéma d'habilitations traçable est une condition de l'usage conforme au RGPD d'un assistant IA.
Le contrôle d'accès par rôles comme condition d'un usage conforme au RGPD
Un assistant IA qui sert tous les documents à tous les collaborateurs est difficilement tenable au regard de la protection des données. Le RGPD exige que les données personnelles ne soient accessibles qu'à ceux qui en ont besoin pour leur mission. Sans schéma d'habilitations, cela ne peut pas être démontré – et c'est précisément là que de nombreux projets pilotes d'IA échouent à la deuxième étape.
Le terme technique est contrôle d'accès par rôles (en anglais role-based access control, RBAC) : les droits dépendent d'un rôle ou d'un groupe, non de personnes individuelles. Une explication courte figure aussi dans notre glossaire de l'IA.
Concrètement : un départ, un changement de service ou une règle de suppléance est une modification de l'appartenance au groupe – et non la mise à jour de dizaines d'autorisations individuelles, dont l'expérience montre qu'on en oublie toujours une.
Pour les professionnels tenus au secret – cabinets d'avocats, cabinets médicaux, expertise comptable – s'ajoute le fait que les données de clients et de patients doivent être cloisonnées non seulement vers l'extérieur, mais aussi en interne. Les autres exigences applicables figurent sur Qu'est-ce qu'un chatbot conforme au RGPD ?.
Häufige Fragen
Une personne peut-elle appartenir à plusieurs groupes ?
Oui. Qui appartient à plusieurs groupes reçoit des réponses depuis toutes les sources correspondantes – on peut ainsi représenter des cadres ou des assistantes qui suivent plusieurs domaines.
Voit-on qu'il existe des documents qu'on n'a pas le droit de voir ?
Non. Les sources en dehors de vos propres groupes n'entrent ni dans la réponse ni dans les sources citées.
Qu'est-ce que le contrôle d'accès par rôles ?
Un schéma d'habilitations où les droits dépendent de rôles ou de groupes plutôt que de personnes individuelles. Plus de détails dans le glossaire.
Cela peut-il se relier à notre gestion d'utilisateurs existante ?
KOSMO utilise une authentification centralisée via Keycloak. La façon de la raccorder à votre gestion d'utilisateurs existante se précise dans le projet.
Combien de groupes est-il raisonnable de créer ?
Autant qu'il existe de domaines de savoir réellement distincts – on reproduit le plus souvent la structure organisationnelle en place. L'expérience montre que les modèles trop fins ne sont pas entretenus et perdent de ce fait leur utilité.
Les droits s'appliquent-ils aussi aux dossiers cloud et aux courriels raccordés ?
Oui. L'attribution des droits s'applique indépendamment de la provenance d'une source – y compris aux dossiers raccordés de votre cloud documentaire et aux boîtes aux lettres intégrées.
Que se passe-t-il quand quelqu'un quitte l'entreprise ?
L'accès est retiré par l'authentification centralisée ; l'appartenance au groupe tombe du même coup. Il ne reste aucune autorisation individuelle que quelqu'un devrait nettoyer séparément.
Ce que KOSMO sait faire en plus
Surveiller des sites web et être alerté sur vos mots-clés.
Raccorder des dossiers Nextcloud et OneDrive comme source de savoir.
Intégrer les courriels et envoyer les réponses directement.
Chaque réponse avec sa preuve – à relire dans le document.
KOSMO sur le téléphone, avec notifications push.
Intégration, formation et renseignements internes en un seul endroit.
Le mieux est de le voir soi-même
En 30 minutes, nous montrons ce que cette fonctionnalité donne dans votre quotidien de travail – avec vos propres contenus.
