Garder la vue sur l'état des délibérations au fil des années
La question « qu'avons-nous déjà décidé là-dessus ? » est le quotidien du travail en instances – et y répondre coûte régulièrement plus de temps que la préparation elle-même. Un assistant travaillant sur vos propres comptes rendus et rapports trouve l'état des délibérations au fil des années et des instances, et nomme pour chaque affirmation la séance, la date et le point de l'ordre du jour.
De quoi il s'agit
Les décisions ne naissent presque jamais en une séance. Un sujet traverse la commission spécialisée, la commission principale et le conseil, il est ajourné, modifié, adopté sous conditions et rappelé des années plus tard. Sa trace se trouve dans les comptes rendus de différentes instances, dans des rapports, des motions et des procès-verbaux – formellement complète, mais en pratique accessible seulement à qui connaît l'historique.
Cela touche particulièrement deux situations : la préparation d'une séance où un sujet est rappelé, et le suivi des décisions, où il faut éclaircir ce que sont devenues les demandes antérieures adressées à l'administration. Les deux relèvent d'un travail d'application que personne n'aime faire et que personne ne peut pourtant laisser de côté.
Quelles sources KOSMO raccorde pour cela
On raccorde le fonds du travail en instances, le plus souvent tel quel depuis le système d'information du conseil ou l'archivage :
- Procès-verbaux et comptes rendus du conseil, de la commission principale et des commissions spécialisées – y compris de mandats antérieurs.
- Rapports de l'administration avec leurs motifs et annexes.
- Motions et questions des groupes avec les réponses correspondantes.
- Ordres du jour et listes de suivi des décisions, pour autant qu'ils existent sous forme de document.
Comment cela se déroule
- Raccorder le fonds
Le fonds des comptes rendus est raccordé comme source. Aucun reclassement n'est nécessaire – KOSMO travaille sur l'archivage tel qu'il est et reconnaît dans les documents le rattachement à l'instance et à la date de séance.
- Interroger l'état des décisions
Demander en langage ordinaire ce qui a été décidé jusqu'ici sur un sujet. La réponse nomme l'instance, la date de séance et le point de l'ordre du jour – la chaîne se suit ainsi au lieu d'être reconstituée de mémoire.
- Préparer une séance
Avant une séance, on peut rassembler ce qui existe sur le sujet rappelé : décisions antérieures, demandes en suspens, motions des groupes et motifs du rapport en cours.
- Garder les points ouverts en vue
Pour le suivi des décisions, on peut rechercher précisément les demandes adressées à l'administration pour lesquelles aucun retour n'est consigné. Des tâches planifiées peuvent répéter cela à intervalles fixes au lieu de le reprendre une fois par an.
Un exemple
Quelles délibérations existe-t-il depuis 2023 sur le schéma cyclable, et quelles demandes à l'administration en sont encore en suspens ?
D'après CR_Commission_Urbanisme_2023-09-12.pdf, point 4 : la commission a chargé l'administration de présenter une étude de faisabilité pour le tronçon nord. Dans CR_Conseil_2024-03-07.pdf, point 11, le schéma a été adopté avec modifications ; pour le tronçon nord, il a été renvoyé à l'étude encore attendue. Un rapport ultérieur sur ce point ne figure pas dans le fonds raccordé.
Illustration à titre d'exemple. La réponse que donne KOSMO dépend exclusivement des documents que vous raccordez – rien n'est inventé, et chaque affirmation porte sa référence.
Ce qui n'arrive pas au passage
Les documents ne quittent pas votre infrastructure. KOSMO fonctionne on-premise ou dans notre centre de données allemand ; il n'y a aucune transmission à un fournisseur de nuage, aucune question de pays tiers et aucune réserve liée au CLOUD Act. Aucun modèle n'est non plus entraîné avec vos contenus – ils servent à répondre à votre question, rien de plus. Qui a le droit de voir quelle source, vous le pilotez par les droits de groupe ; qui n'a pas le droit de voir un document ne le voit pas non plus cité dans une réponse.
Où passe la limite : KOSMO n'est pas un système d'information du conseil et ne remplace ni le suivi formel des décisions ni le procès-verbal. Il trouve et étaye ce qui figure dans les documents raccordés – pas davantage. S'il manque un compte rendu dans le fonds, il manque aussi dans la réponse ; c'est pourquoi KOSMO le signale au lieu de masquer une lacune. La version juridiquement contraignante d'une décision reste le procès-verbal.
Questions fréquentes
Cela remplace-t-il notre système d'information du conseil ?
Non. Le système d'information du conseil reste l'archivage de référence et la source contraignante. KOSMO se pose par-dessus comme une recherche qui fonctionne en langage ordinaire et rassemble, à travers les séances et les mandats, ce qui y est déposé pièce par pièce.
Qu'en est-il des parties de séance non publiques ?
Elles peuvent être tenues comme source distincte avec des droits plus étroits. Qui n'a pas accès à la partie non publique n'en obtient aucune réponse ni aucune indication sur son contenu.
Cela fonctionne-t-il aussi avec des comptes rendus plus anciens ?
À condition que le texte soit lisible par la machine. Les scans purement en image doivent d'abord passer par une reconnaissance de texte – c'est le cas courant pour les années antérieures à la numérisation, et cela se précise dans le projet.
KOSMO peut-il tenir le suivi des décisions automatiquement ?
Il peut rassembler régulièrement les demandes pour lesquelles aucun retour ne figure dans le fonds, et le signaler. L'appréciation de savoir si une demande est traitée reste au secrétariat des instances – ne serait-ce que parce qu'elle doit être documentée.
Le voir sur vos propres dossiers
Nous montrons KOSMO sur vos propres documents – sans qu'il faille téléverser quoi que ce soit qui quitte votre maison.
