Ausschreibungen und Vergabeunterlagen schneller durcharbeiten
Ein KI-Assistent, der auf euren eigenen Vergabeunterlagen arbeitet, beantwortet Fragen nach Fristen, Eignungskriterien und geforderten Nachweisen in Sekunden – mit Angabe der Fundstelle, damit die Aussage überprüfbar bleibt. Entscheidend ist dabei nicht das Tempo allein, sondern wo die Unterlagen dabei liegen: Bei KOSMO verlassen sie eure Infrastruktur nicht.
Worum es geht
Vergabeunterlagen sind lang, verschachtelt und selten einheitlich aufgebaut. Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Vertragsbedingungen und Anlagen liegen in getrennten Dokumenten, die aufeinander verweisen. Wer eine einzelne Frage klären muss – bis wann müssen Bieterfragen gestellt werden, welche Eignungsnachweise sind gefordert, ab welchem Wert greift ein anderes Verfahren –, sucht sich durch Dateien statt zu arbeiten.
Der Zeitdruck kommt hinzu: Vergabeverfahren haben harte Fristen, und ein übersehener Punkt fällt oft erst auf, wenn er nicht mehr zu heilen ist. Gleichzeitig stehen in genau diesen Unterlagen Angaben, die nicht nach außen gehören – Bieterdaten, interne Schätzungen, Vermerke zur Bewertung.
Welche Quellen KOSMO dafür anbindet
KOSMO arbeitet auf dem Bestand, den ihr ohnehin führt. Typischerweise sind das:
- Vergabeunterlagen des laufenden Verfahrens – Leistungsbeschreibung, Bewerbungsbedingungen, Vertragsentwurf und Anlagen.
- Interne Vergabehandbücher und Dienstanweisungen, die festlegen, wie bei euch verfahren wird.
- Abgeschlossene Verfahren als Vergleichsmaterial – wie wurde eine ähnliche Leistung zuletzt ausgeschrieben.
- Rechtsgrundlagen und Erlasse, soweit ihr sie als Dokumente vorhaltet.
So läuft es ab
- Quellen anbinden
Der Ordner mit den Vergabeunterlagen wird als Quelle eingebunden – aus eurem Dateisystem, einer Wissenscloud oder einem Fachverfahren. Kopieren muss niemand etwas.
- Rechte setzen
Über Gruppen legt ihr fest, wer den Bestand abfragen darf. Ein laufendes Verfahren bleibt damit auf den Kreis beschränkt, der ohnehin Zugriff hat.
- Fragen stellen
Die Fragen werden in normaler Sprache gestellt, nicht als Suchbegriffe. Zu jeder Antwort nennt KOSMO Dokument und Stelle, sodass sich die Aussage in einem Klick prüfen lässt.
- Wiederkehrendes automatisieren
Für Ausschreibungsportale kann der Crawling-Agent regelmäßig nachsehen und melden, wenn eine passende Bekanntmachung erscheint – ohne dass jemand täglich manuell nachschaut.
Ein Beispiel
Welche Eignungsnachweise verlangt die Ausschreibung für die Straßensanierung, und bis wann müssen Bieterfragen gestellt werden?
Aus Bewerbungsbedingungen_Strassensanierung.pdf, Ziffer 4.2: Gefordert sind ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister, Nachweis einer Betriebshaftpflicht über mindestens 3 Mio. € sowie drei Referenzen vergleichbarer Maßnahmen aus den letzten fünf Jahren. Nach Ziffer 2.5 sind Bieterfragen bis spätestens zehn Kalendertage vor Angebotsfrist über das Vergabeportal zu stellen.
Beispielhafte Darstellung. Welche Antwort KOSMO gibt, hängt ausschließlich von den Dokumenten ab, die ihr anbindet – erfunden wird nichts, und zu jeder Aussage steht die Fundstelle.
Was dabei nicht passiert
Die Unterlagen verlassen eure Infrastruktur nicht. KOSMO läuft on-premise oder in unserem deutschen Rechenzentrum; es gibt keine Übermittlung an einen Cloud-Anbieter, keine Drittlandfrage und keinen CLOUD-Act-Vorbehalt. Mit euren Inhalten wird auch kein Modell trainiert – sie dienen der Antwort auf eure Frage, mehr nicht. Wer welche Quelle sehen darf, steuert ihr über Gruppenrechte; wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt es auch nicht in einer Antwort zitiert.
Wo die Grenze liegt: KOSMO ersetzt keine vergaberechtliche Prüfung und keine Entscheidung der Vergabestelle. Der Assistent findet und belegt, was in euren Unterlagen steht – ob eine Formulierung rechtlich trägt, ob ein Verfahren richtig gewählt ist oder ob ein Angebot auszuschließen ist, bleibt fachliche Verantwortung der zuständigen Stelle. Die Quellenangabe ist genau dafür da: Jede Aussage lässt sich am Originaldokument nachprüfen.
Häufige Fragen
Dürfen Vergabeunterlagen überhaupt in ein KI-System?
Es kommt darauf an, wohin sie dabei gehen. Bei einem Cloud-Dienst verlassen sie die Verwaltung und werden bei einem externen, meist außereuropäischen Anbieter verarbeitet – das ist der kritische Punkt. KOSMO läuft on-premise oder in einem deutschen Rechenzentrum; die Unterlagen bleiben dort, wo sie ohnehin liegen.
Wie wird verhindert, dass Unbefugte ein laufendes Verfahren einsehen?
Über dieselbe Rechtevergabe, die für die Dateiablage gilt. KOSMO zitiert nur aus Quellen, für die die fragende Person freigeschaltet ist – wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt es auch nicht in einer Antwort angezeigt.
Kann KOSMO ein Angebot bewerten?
Es kann Angaben aus Angeboten zusammenstellen und den Unterlagen gegenüberstellen, etwa welche geforderten Nachweise vorliegen. Die Wertung selbst ist eine Entscheidung der Vergabestelle und bleibt es auch – schon weil sie begründet und dokumentiert werden muss.
Findet KOSMO auch neue Ausschreibungen?
Ja, über den Crawling-Agenten. Er sieht in festgelegten Abständen auf hinterlegten Portalen nach und meldet passende Bekanntmachungen. Eingerichtet wird das von euch – welche Quellen beobachtet werden, legt ihr fest.
Weitere Aufgaben
Am eigenen Aktenbestand ansehen
Wir zeigen KOSMO an euren eigenen Unterlagen – ohne dass dafür etwas hochgeladen werden muss, das euer Haus verlässt.
