Stellungnahmen und Beschlussvorlagen schneller zum ersten Entwurf
Der Zeitfresser beim Verfassen einer Stellungnahme ist selten das Schreiben, sondern das Zusammentragen: Was wurde zu dieser Sache schon beschlossen, welche Satzung greift, wie hat man einen vergleichbaren Fall zuletzt behandelt. Ein Assistent auf dem eigenen Aktenbestand liefert diesen Unterbau samt Fundstellen – der fachliche Text bleibt Aufgabe der Sachbearbeitung.
Worum es geht
Eine Stellungnahme entsteht selten aus dem Nichts. Sie stützt sich auf frühere Beschlüsse, geltende Satzungen, Vermerke aus der Akte und darauf, wie ähnlich gelagerte Fälle bisher behandelt wurden. Dieses Material ist vorhanden – aber es liegt verteilt über Jahrgänge, Gremien und Ablagen, und wer es kennt, kennt es aus Erfahrung, nicht aus einem Verzeichnis.
Das macht die Arbeit personenabhängig. Fällt die Kollegin aus, die seit zwölf Jahren weiß, wo die Vorgeschichte steht, beginnt die Recherche von vorn. Beim Onboarding neuer Mitarbeitender zeigt sich dasselbe Problem noch deutlicher.
Welche Quellen KOSMO dafür anbindet
Angebunden wird der Bestand, aus dem sich eine Stellungnahme ohnehin speist:
- Ratsbeschlüsse und Ausschussprotokolle – auch zurückliegender Jahrgänge.
- Satzungen, Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen in ihrer geltenden Fassung.
- Frühere Vorlagen und Stellungnahmen als Muster für Aufbau und Tonfall.
- Aktenvermerke und Schriftwechsel zum jeweiligen Vorgang, soweit freigegeben.
So läuft es ab
- Bestand anbinden
Protokolle, Satzungen und Vorlagen werden als Quellen eingebunden. Eine Umstellung der Ablage ist dafür nicht nötig – KOSMO arbeitet auf der Struktur, die es vorfindet.
- Vorgeschichte klären
Vor dem Schreiben die Frage stellen, was zu dieser Sache bereits entschieden wurde. Die Antwort nennt Beschluss, Sitzung und Datum – prüfbar statt aus dem Gedächtnis.
- Entwurf aufsetzen
Auf dieser Grundlage entsteht ein erster Entwurf, der sich an Aufbau und Sprache eurer bisherigen Vorlagen orientiert. Er ist ein Ausgangspunkt, kein fertiges Dokument.
- Prüfen und verantworten
Der Entwurf wird fachlich geprüft, ergänzt und gezeichnet. Die Quellenangaben machen diesen Schritt schneller, weil sich jede übernommene Aussage direkt zurückverfolgen lässt.
Ein Beispiel
Was hat der Bauausschuss zur Stellplatzsatzung zuletzt beschlossen, und gab es dazu eine abweichende Regelung für Bestandsgebäude?
Aus Protokoll_Bauausschuss_2025-11-18.pdf, TOP 6: Die Neufassung der Stellplatzsatzung wurde mit einer Änderung beschlossen – für Bestandsgebäude gilt nach § 4 Abs. 3 eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. In Satzung_Stellplaetze_2026.pdf ist diese Regelung in der geltenden Fassung übernommen.
Beispielhafte Darstellung. Welche Antwort KOSMO gibt, hängt ausschließlich von den Dokumenten ab, die ihr anbindet – erfunden wird nichts, und zu jeder Aussage steht die Fundstelle.
Was dabei nicht passiert
Die Unterlagen verlassen eure Infrastruktur nicht. KOSMO läuft on-premise oder in unserem deutschen Rechenzentrum; es gibt keine Übermittlung an einen Cloud-Anbieter, keine Drittlandfrage und keinen CLOUD-Act-Vorbehalt. Mit euren Inhalten wird auch kein Modell trainiert – sie dienen der Antwort auf eure Frage, mehr nicht. Wer welche Quelle sehen darf, steuert ihr über Gruppenrechte; wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt es auch nicht in einer Antwort zitiert.
Wo die Grenze liegt: Der Entwurf ist ein Entwurf. Ein Sprachmodell kann Formulierungen erzeugen, die plausibel klingen und fachlich falsch sind – die inhaltliche Verantwortung bleibt bei der Person, die zeichnet. KOSMO belegt jede Aussage mit der Fundstelle, damit diese Prüfung machbar bleibt; ersetzen kann und soll es sie nicht. Für Entscheidungen mit Rechtswirkung gegenüber Bürgerinnen und Bürgern gilt das in besonderem Maß.
Häufige Fragen
Schreibt KOSMO die Stellungnahme allein?
Nein, und das ist Absicht. KOSMO trägt die Grundlagen zusammen und liefert einen Entwurf mit Fundstellen. Die fachliche Bewertung, die Abwägung und die Zeichnung bleiben bei der zuständigen Person.
Woher weiß ich, dass eine Aussage stimmt?
Zu jeder Aussage nennt KOSMO das Dokument und die Stelle. Damit ist jede Angabe in einem Schritt am Original nachprüfbar – anders als bei einem Cloud-Chatbot, der aus allgemeinem Modellwissen antwortet.
Funktioniert das auch mit alten Protokollen als Scan?
Sofern der Text maschinenlesbar ist. Reine Bildscans müssen vorher durch eine Texterkennung; das klären wir im Projekt anhand eures Bestands.
Hilft das auch beim Einarbeiten neuer Mitarbeitender?
Ja, das ist einer der spürbarsten Effekte. Wer neu ist, kann Fragen zur Vorgeschichte stellen, statt sie im Kollegenkreis einzusammeln. Mehr dazu unter Onboarding & internes Wissen.
Weitere Aufgaben
Am eigenen Aktenbestand ansehen
Wir zeigen KOSMO an euren eigenen Unterlagen – ohne dass dafür etwas hochgeladen werden muss, das euer Haus verlässt.
