De altid samme spørgsmål besvarer KOSMO
Nye medarbejdere stiller de samme spørgsmål i de første uger: hvor ligger hvad, hvem har ansvaret, hvordan forløber hvilken proces. KOSMO besvarer dem ud fra jeres egne vejledninger, retningslinjer og instruktioner – til enhver tid, med kildeangivelse og uden at erfarne kolleger bliver forstyrret.
Viden, der ellers hænger på personer
I de fleste organisationer findes den viden, oplæringen kræver – den står blot spredt i håndbøger, intranetsider, retningslinjer og præsentationer. Alligevel spørger man kollegaen ved nabobordet, fordi det tager længere tid at søge end at spørge.
KOSMO gør den mængde til noget, man kan spørge: nye medarbejdere stiller deres spørgsmål i almindeligt sprog og får svaret med kilde fra det rette dokument. Det aflaster erfarne teams for gentagne oplysninger – og de nye skal ikke overvinde sig selv for at spørge femte gang.
Samme mekanisme rækker ud over oplæringen: kursusmateriale, arbejdsinstruktioner og administrative spørgsmål – ferieansøgning, rejseomkostninger, vejledninger til værktøjer, databeskyttelseskrav – kan lægges ind på samme måde.
Hvad teams får ud af det
Svarene er der med det samme frem for at vente på en ledig aftale.
Gentagne spørgsmål binder ikke længere kolleger, der er kommet i gang.
Klar med svar til enhver tid, også på skiftehold, deltid eller i fordelte teams.
Alle får samme oplysning fra samme vedligeholdte kilde.
Videnoverdragelse, når erfarne kolleger går
Onboarding er blot den synlige halvdel af problemet. Den anden er afgangen: når nogen går på pension efter tyve år, forsvinder viden, ingen nogensinde har skrevet ned – fordi det aldrig syntes nødvendigt, så længe man kunne spørge.
Med de årgange, der i disse år forlader arbejdslivet, rammer det mange organisationer samtidig. Klassiske overdragelsesdokumenter hjælper kun et stykke: de skrives under tidspres, læses sjældent og vedligeholdes endnu sjældnere.
En vidensmængde, man kan spørge, ændrer økonomien i det: hvad der er dokumenteret én gang, bliver til at finde – også tre år senere, også for nogen, der aldrig mødte personen. Og fordi hullerne viser sig, når man spørger, opstår dokumentationen der, hvor der faktisk er brug for den, frem for bredt på forkant.
Forudsætningen er fortsat, at materialet er vedligeholdt. Hvordan I kan se, hvad et svar bygger på, står på Kildeangivelser og PDF-læser; hvilken rolle rettighedstildelingen spiller, på Rettigheder.
Grundlaget er jeres materiale: KOSMO gengiver, hvad der står i de indlagte dokumenter. Forældede vejledninger giver forældede svar – vedligeholdelsen af kilderne bliver hos jer, og vi kan ikke påtage os nogen garanti for indholdets rigtighed.
Häufige Fragen
Skal vi skrive nyt materiale til dette?
Nej. KOSMO arbejder med det, I har – håndbøger, retningslinjer, præsentationer, intranetindhold. Erfaringen siger, at hullerne hurtigt viser sig undervejs.
Ser nye medarbejdere alt?
Kun det, deres gruppe har adgang til. Personale- eller kontraktmateriale bliver udenfor, hvis det ikke hører til gruppen.
Erstatter det oplæring ved mennesker?
Nej – det tager gentagelserne fra den. For indplacering, sammenhæng og kultur er mennesket fortsat ansvarligt, og netop til det bliver der tid igen.
Hvordan ved jeg, om et svar er rigtigt?
Hvert svar nævner sin kilde og kan læses i den indbyggede læser. Netop i oplæringen er det blik værd at tage.
Hjælper det også ved videnoverdragelse før en pensionering?
Ja, det er en af de hyppigste grunde til at tage det i brug. Hvad der er dokumenteret og tilkoblet én gang, bliver til at finde – også for nogen, der aldrig mødte den, der er gået.
Hvordan begynder vi, hvis næsten intet er dokumenteret?
Med det, der findes. Hullerne viser sig så i de spørgsmål, der står ubesvarede – det er en betydeligt mere pålidelig prioritetsliste end en dokumentationsoffensiv på forkant.
Ser elever og ledere det samme?
Kun i det omfang, deres grupper har samme adgange. Via gruppetilhørsforholdet styrer I, hvilket vidensniveau der er synligt for hvem.
Hvad KOSMO ellers kan
Overvåg websider og få besked, når jeres nøgleord dukker op.
Grupper styrer, hvem der ser hvilke filer.
Kobl Nextcloud- og OneDrive-mapper til som videnskilde.
Integrér e-mails og send svarene direkte.
Hvert svar med sin kilde – læs det i dokumentet.
KOSMO på telefonen, med push-notifikationer.
Bedst at se det selv
På 30 minutter viser vi, hvordan denne funktion ser ud i jeres arbejdsdag – med jeres eget indhold.
