Każda grupa widzi tylko swoją wiedzę
KOSMO steruje dostępem przez grupy: pliki przypisuje się do grupy, a pracownicy dostają odpowiedzi tylko ze źródeł udostępnionych ich grupie. Tak ten sam asystent może obsługiwać kadry, księgowość i sprzedaż, a nikt nie zobaczy treści, które nie są dla niego przeznaczone.
Uprawnienia przez grupy, nie na osobę
Zakładacie grupy tak, jak i tak istnieją w waszej organizacji – na przykład księgowość, kadry albo sprzedaż – i przypisujecie przesłane pliki do odpowiednich grup.
Gdy ktoś zada pytanie, KOSMO sięga tylko do źródeł, do których ta osoba ma dostęp przez swoją grupę. Dokumenty poufne nie pojawiają się dla innych ani w odpowiedzi, ani w podanych źródłach.
Praktyczna zaleta wobec uprawnień na osobę: przy przyjęciu, odejściu albo zmianie działu zmieniacie przynależność do grupy – a nie dziesiątki pojedynczych udostępnień.
Dlaczego to ważne
Dokumentacja kadrowa, płacowa i umowy pozostają ograniczone do grup, które i tak mają prawo je widzieć.
Uprawnienia zależą od roli w organizacji, nie od pojedynczych osób.
Nowi pracownicy wchodzą do swojej grupy i od razu mają odpowiedni poziom wiedzy – ani więcej, ani mniej.
Możliwy do odtworzenia model uprawnień jest warunkiem zgodnego z RODO używania asystenta AI.
Kontrola dostępu oparta na rolach jako warunek zgodnego z RODO używania
Asystent AI, który podaje wszystkie dokumenty wszystkim pracownikom, jest z punktu widzenia ochrony danych trudny do obrony. RODO wymaga, by dane osobowe były dostępne tylko tym, którzy potrzebują ich do swojego zadania. Bez modelu uprawnień nie da się tego wykazać – i właśnie na tym wiele pilotaży AI zatrzymuje się na drugim kroku.
Fachowe określenie to kontrola dostępu oparta na rolach (ang. role-based access control, RBAC): uprawnienia zależą od roli bądź grupy, nie od pojedynczych osób. Krótkie wyjaśnienie znajduje się też w naszym słowniku AI.
W praktyce oznacza to: odejście, zmiana działu albo zasada zastępstwa to zmiana przynależności do grupy – a nie aktualizacja dziesiątek pojedynczych udostępnień, przy której z doświadczenia o jednym się zapomina.
Dla osób zobowiązanych do zachowania tajemnicy zawodowej – kancelarii, gabinetów, doradztwa podatkowego – dochodzi to, że dane klientów i pacjentów należy odgraniczyć nie tylko wobec świata zewnętrznego, lecz także wewnątrz. Jakie jeszcze wymogi obowiązują, opisuje strona Czym jest chatbot zgodny z RODO?.
Häufige Fragen
Czy jedna osoba może być w kilku grupach?
Tak. Kto należy do kilku grup, dostaje odpowiedzi ze wszystkich udostępnionych im źródeł – tak można odwzorować na przykład kadrę kierowniczą albo asystentki obsługujące kilka obszarów.
Czy widać, że istnieją dokumenty, których nie wolno zobaczyć?
Nie. Źródła poza własnymi grupami nie wchodzą ani do odpowiedzi, ani do podanych źródeł.
Czym jest kontrola dostępu oparta na rolach?
Modelem uprawnień, w którym prawa zależą od ról bądź grup, a nie od pojedynczych osób. Więcej na ten temat w słowniku.
Czy da się to połączyć z naszym istniejącym zarządzaniem użytkownikami?
KOSMO korzysta z centralnego logowania przez Keycloak. Jak podłączyć je do waszego istniejącego zarządzania użytkownikami, ustalamy w projekcie.
Ile grup ma sens?
Tyle, ile jest rzeczywiście odrębnych obszarów wiedzy – zwykle odwzorowuje się istniejącą strukturę organizacyjną. Z doświadczenia zbyt drobne modele nie są utrzymywane i tracą przez to swój sens.
Czy uprawnienia obowiązują także dla podłączonych folderów w chmurze i e-maili?
Tak. Przydzielanie uprawnień działa niezależnie od tego, skąd pochodzi źródło – także dla podłączonych folderów z waszej chmury dokumentów i dla zintegrowanych skrzynek.
Co się dzieje, gdy ktoś odchodzi z firmy?
Dostęp zostaje odebrany przez centralne logowanie; przynależność do grupy tym samym wygasa. Nie zostają żadne pojedyncze udostępnienia, które ktoś musiałby osobno uprzątnąć.
Co jeszcze potrafi KOSMO
Monitorować strony i dostawać przypomnienia o słowach kluczowych.
Podłączyć foldery Nextcloud i OneDrive jako źródło wiedzy.
Podłączyć e-maile i wysyłać odpowiedzi bezpośrednio.
Każda odpowiedź z dowodem – do przeczytania wprost w dokumencie.
KOSMO na telefonie, z powiadomieniami push.
Wdrożenie, szkolenie i informacje wewnętrzne w jednym miejscu.
Najlepiej zobaczyć samemu
W 30 minut pokażemy, jak ta funkcja wygląda w waszej codziennej pracy – na waszych własnych treściach.
