Na wciąż te same pytania odpowiada KOSMO
Nowi pracownicy zadają w pierwszych tygodniach te same pytania: gdzie co leży, kto jest odpowiedzialny, jak przebiega dany proces. KOSMO odpowiada na nie z waszych własnych przewodników, wytycznych i instrukcji – w każdej chwili, z podaniem źródła i bez przerywania pracy doświadczonym koleżankom i kolegom.
Wiedza, która inaczej wisi na osobach
W większości organizacji wiedza potrzebna do wdrożenia istnieje – stoi tylko rozproszona w podręcznikach, stronach intranetu, wytycznych i prezentacjach. Pyta się jednak koleżankę przy biurku obok, bo szukanie trwa dłużej niż pytanie.
KOSMO czyni ten zasób odpytywalnym: nowi pracownicy zadają pytanie zwykłym językiem i dostają odpowiedź wraz z dowodem z właściwego dokumentu. To zdejmuje z doświadczonych zespołów powracające informacje – a nowi nie muszą się przełamywać, by zapytać po raz piąty.
Ten sam mechanizm działa poza wdrożeniem: materiały szkoleniowe, instrukcje pracy i sprawy administracyjne – wniosek o urlop, koszty podróży, instrukcje narzędzi, wymogi ochrony danych – można złożyć dokładnie tak samo.
Co z tego mają zespoły
Odpowiedzi są od razu, zamiast czekania na wolny termin.
Powracające pytania nie wiążą już wdrożonych koleżanek i kolegów.
Gotowość do odpowiedzi w każdej chwili, także na zmianach, na część etatu i w zespołach rozproszonych.
Wszyscy dostają tę samą informację z tego samego, utrzymywanego źródła.
Przekazywanie wiedzy, gdy odchodzą doświadczone koleżanki i koledzy
Wdrożenie to tylko widoczna połowa problemu. Druga to odejście: gdy ktoś po dwudziestu latach idzie na emeryturę, znika wiedza, której nikt nigdy nie zapisał – bo nigdy nie wydawało się to potrzebne, dopóki można było zapytać.
Przy rocznikach, które obecnie odchodzą z życia zawodowego, dotyka to wielu organizacji jednocześnie. Klasyczne dokumenty przekazania pomagają w ograniczonym stopniu: pisze się je pod presją czasu, rzadko czyta i jeszcze rzadziej aktualizuje.
Odpytywalny zasób wiedzy zmienia ekonomię sprawy: co raz udokumentowane, zostaje odnajdywalne – także trzy lata później, także dla kogoś, kto tej osoby nigdy nie poznał. A ponieważ luki wychodzą przy pytaniu, dokumentacja powstaje tam, gdzie jest naprawdę potrzebna, a nie na zapas w całym zakresie.
Warunkiem zostaje to, by dokumenty były utrzymywane. Jak rozpoznać, na czym opiera się odpowiedź, opisuje strona Źródła odpowiedzi i przeglądarka PDF; jaką rolę gra przy tym przydzielanie uprawnień – Uprawnienia.
Podstawą są wasze dokumenty: KOSMO oddaje to, co stoi w złożonych dokumentach. Przestarzałe przewodniki prowadzą do przestarzałych odpowiedzi – utrzymywanie źródeł zostaje przy was, a gwarancji poprawności treści nie możemy przyjąć.
Häufige Fragen
Czy musimy do tego napisać nowe dokumenty?
Nie. KOSMO pracuje z tym, co macie – podręcznikami, wytycznymi, prezentacjami, treściami intranetu. Z doświadczenia luki szybko przy tym wychodzą.
Czy nowi pracownicy widzą wszystko?
Tylko to, do czego ich grupa ma dostęp. Dokumentacja kadrowa czy umowy zostają na zewnątrz, jeśli nie należą do grupy.
Czy to zastępuje wdrożenie przez ludzi?
Nie – zdejmuje z niego powtórzenia. Za uporządkowanie, kontekst i kulturę dalej odpowiada człowiek, i właśnie na to znowu robi się czas.
Skąd wiem, czy odpowiedź jest prawdziwa?
Każda odpowiedź podaje swoje źródło i da się ją przeczytać we wbudowanej przeglądarce. Zwłaszcza przy wdrożeniu to spojrzenie się opłaca.
Czy pomaga to także przy przekazywaniu wiedzy przed emeryturą?
Tak, to jeden z najczęstszych powodów wdrożenia. Co raz udokumentowane i podłączone, zostaje odnajdywalne – także dla kogoś, kto odchodzącej osoby nigdy nie poznał.
Jak zaczniemy, jeśli prawie nic nie jest udokumentowane?
Od tego, co jest. Luki pokażą się wtedy w pytaniach, które zostaną bez odpowiedzi – to wyraźnie bardziej wiarygodna lista priorytetów niż ofensywa dokumentacyjna na zapas.
Czy praktykanci i kadra kierownicza widzą to samo?
Tylko w zakresie, w jakim ich grupy mają te same udostępnienia. Przez przynależność do grupy sterujecie, jaki stan wiedzy jest dla kogo widoczny.
Co jeszcze potrafi KOSMO
Monitorować strony i dostawać przypomnienia o słowach kluczowych.
Grupy decydują, kto widzi które pliki.
Podłączyć foldery Nextcloud i OneDrive jako źródło wiedzy.
Podłączyć e-maile i wysyłać odpowiedzi bezpośrednio.
Każda odpowiedź z dowodem – do przeczytania wprost w dokumencie.
KOSMO na telefonie, z powiadomieniami push.
Najlepiej zobaczyć samemu
W 30 minut pokażemy, jak ta funkcja wygląda w waszej codziennej pracy – na waszych własnych treściach.
