Ogni gruppo vede solo il proprio sapere
KOSMO governa l'accesso tramite gruppi: i file vengono assegnati a un gruppo e i collaboratori ricevono risposte solo dalle fonti per cui il loro gruppo è abilitato. Così lo stesso assistente può servire ufficio del personale, contabilità e vendite senza che nessuno veda contenuti non destinati a lui.
Diritti per gruppo invece che per persona
Create i gruppi come già esistono nella vostra organizzazione – per esempio contabilità, personale o vendite – e assegnate i file caricati ai gruppi corrispondenti.
Quando qualcuno pone una domanda, KOSMO attinge solo alle fonti per cui quella persona è abilitata tramite il suo gruppo. I documenti riservati non compaiono per gli altri né nella risposta né nelle fonti citate.
Il vantaggio pratico rispetto ai diritti per persona: in caso di assunzione, uscita o cambio di reparto modificate l'appartenenza al gruppo – e non decine di singole abilitazioni.
Perché è importante
La documentazione su personale, stipendi o contratti resta limitata ai gruppi che hanno comunque il diritto di vederla.
I diritti dipendono dal ruolo nell'organizzazione, non dalle singole persone.
I nuovi collaboratori entrano nel loro gruppo e hanno subito il livello di informazione adeguato – né più né meno.
Un sistema di autorizzazioni ricostruibile è presupposto dell'uso conforme al GDPR di un assistente IA.
Il controllo degli accessi basato sui ruoli come presupposto dell'uso conforme al GDPR
Un assistente IA che serve tutti i documenti a tutti i collaboratori è difficilmente sostenibile sul piano della protezione dei dati. Il GDPR richiede che i dati personali siano accessibili solo a chi ne ha bisogno per il proprio compito. Senza un sistema di autorizzazioni questo non si può dimostrare – ed è esattamente qui che molti progetti pilota di IA si fermano al secondo passo.
Il termine tecnico è controllo degli accessi basato sui ruoli (in inglese role-based access control, RBAC): i diritti dipendono da un ruolo o da un gruppo, non dalle singole persone. Una spiegazione breve si trova anche nel nostro glossario dell'IA.
In pratica significa: un'uscita, un cambio di reparto o una regola di sostituzione è una modifica dell'appartenenza al gruppo – non l'aggiornamento di decine di singole abilitazioni, in cui l'esperienza insegna che una viene dimenticata.
Per i professionisti vincolati al segreto – studi legali, ambulatori, consulenza fiscale – si aggiunge che i dati di clienti e pazienti vanno delimitati non solo verso l'esterno, ma anche internamente. Quali altri requisiti valgano è spiegato in Che cos'è un chatbot conforme al GDPR?.
Häufige Fragen
Una persona può appartenere a più gruppi?
Sì. Chi appartiene a più gruppi riceve risposte da tutte le fonti relative – così si possono rappresentare per esempio dirigenti o assistenti che seguono più aree.
Si vede che esistono documenti che non si possono vedere?
No. Le fonti al di fuori dei propri gruppi non entrano né nella risposta né nelle fonti citate.
Che cos'è il controllo degli accessi basato sui ruoli?
Un sistema di autorizzazioni in cui i diritti dipendono da ruoli o gruppi invece che dalle singole persone. Maggiori dettagli nel glossario.
Si può collegare alla nostra gestione utenti esistente?
KOSMO usa un'autenticazione centralizzata tramite Keycloak. Come collegarla alla vostra gestione utenti esistente si chiarisce nel progetto.
Quanti gruppi è sensato creare?
Tanti quante sono le aree di sapere realmente distinte – di solito si riproduce la struttura organizzativa esistente. L'esperienza insegna che i modelli troppo minuti non vengono mantenuti e perdono così il loro scopo.
I diritti valgono anche per le cartelle cloud e le e-mail collegate?
Sì. L'assegnazione dei diritti vale indipendentemente dalla provenienza di una fonte – anche per le cartelle collegate del vostro cloud documentale e per le caselle di posta integrate.
Che cosa succede se qualcuno lascia l'azienda?
L'accesso viene revocato tramite l'autenticazione centralizzata; con questo cade anche l'appartenenza al gruppo. Non restano singole abilitazioni che qualcuno debba ripulire a parte.
Cosa sa fare KOSMO in più
Monitorare siti web ed essere avvisati sulle vostre parole chiave.
Collegare cartelle Nextcloud e OneDrive come fonte di sapere.
Integrare le e-mail e inviare le risposte direttamente.
Ogni risposta con la sua prova – da rileggere nel documento.
KOSMO sul telefono, con notifiche push.
Inserimento, formazione e informazioni interne in un unico posto.
Meglio vederlo con i propri occhi
In 30 minuti mostriamo come si presenta questa funzionalità nella vostra giornata di lavoro – con i vostri contenuti.
