Venire a capo più in fretta di gare e documentazione d'appalto
Un assistente IA che lavora sulla vostra documentazione di gara risponde in pochi secondi a domande su termini, requisiti di partecipazione e certificazioni richieste – indicando il riferimento, perché l'affermazione resti verificabile. Decisiva non è la sola velocità, ma dove stanno i documenti nel frattempo: con KOSMO non lasciano la vostra infrastruttura.
Di cosa si tratta
La documentazione di gara è lunga, annidata e raramente strutturata nello stesso modo. Capitolato, requisiti di partecipazione, criteri di aggiudicazione, condizioni contrattuali e allegati stanno in documenti separati che si rimandano l'uno all'altro. Chi deve chiarire una singola domanda – entro quando si possono porre quesiti, quali certificazioni di idoneità sono richieste, da quale importo scatta un'altra procedura – cerca tra i file invece di lavorare.
Si aggiunge la pressione del tempo: le procedure di gara hanno termini perentori, e un punto trascurato si nota spesso solo quando non è più sanabile. Al tempo stesso proprio in questi documenti stanno indicazioni che non devono uscire – dati dei concorrenti, stime interne, note di valutazione.
Quali fonti KOSMO collega a questo scopo
KOSMO lavora sul patrimonio che tenete comunque. Tipicamente:
- La documentazione della procedura in corso – capitolato, condizioni di partecipazione, schema di contratto e allegati.
- Manuali interni degli appalti e disposizioni di servizio, che stabiliscono come si procede da voi.
- Procedure concluse come materiale di confronto – come è stata messa a gara l'ultima volta una prestazione simile.
- Fonti normative e circolari, nella misura in cui le conservate come documenti.
Come si svolge
- Collegare le fonti
La cartella con la documentazione di gara viene collegata come fonte – dal vostro file system, da un cloud documentale o da un applicativo di settore. Nessuno deve copiare nulla.
- Impostare i diritti
Tramite i gruppi stabilite chi può interrogare quel patrimonio. Una procedura in corso resta così limitata alla cerchia che vi ha già accesso.
- Porre domande
Le domande si pongono in linguaggio normale, non come parole chiave. Per ogni risposta KOSMO nomina il documento e il punto, così l'affermazione si verifica con un clic.
- Automatizzare ciò che ricorre
Per i portali delle gare l'agente di monitoraggio può guardare regolarmente e segnalare quando compare un avviso pertinente – senza che qualcuno debba controllare manualmente ogni giorno.
Un esempio
Quali certificazioni di idoneità richiede la gara per il risanamento stradale, ed entro quando si possono porre quesiti?
Da Condizioni_Partecipazione_Risanamento_Stradale.pdf, punto 4.2: sono richiesti un estratto dal registro centrale delle imprese, la prova di una polizza di responsabilità civile d'impresa per almeno 3 mln € e tre referenze di lavori comparabili negli ultimi cinque anni. Secondo il punto 2.5 i quesiti vanno posti al più tardi dieci giorni di calendario prima del termine di presentazione, tramite il portale delle gare.
Rappresentazione a titolo di esempio. La risposta che KOSMO dà dipende esclusivamente dai documenti che collegate – nulla viene inventato, e ogni affermazione porta il suo riferimento.
Cosa non accade nel frattempo
I documenti non lasciano la vostra infrastruttura. KOSMO funziona on-premise oppure nel nostro data center tedesco; non c'è alcuna trasmissione a un fornitore cloud, nessuna questione di paesi terzi e nessuna riserva legata al CLOUD Act. Con i vostri contenuti non viene addestrato alcun modello – servono a rispondere alla vostra domanda, nient'altro. Chi può vedere quale fonte lo governate tramite i diritti di gruppo; chi non può vedere un documento non lo vede nemmeno citato in una risposta.
Dove passa il limite: KOSMO non sostituisce né l'esame alla luce della normativa sugli appalti né una decisione della stazione appaltante. L'assistente trova e documenta ciò che sta nei vostri documenti – se una formulazione tenga giuridicamente, se una procedura sia scelta correttamente o se un'offerta vada esclusa resta responsabilità tecnica dell'ufficio competente. Il riferimento serve esattamente a questo: ogni affermazione si verifica sul documento originale.
Domande frequenti
La documentazione di gara può davvero entrare in un sistema di IA?
Dipende da dove va nel frattempo. Con un servizio cloud lascia l'amministrazione e viene elaborata presso un fornitore esterno, nella maggior parte dei casi extraeuropeo – è questo il punto critico. KOSMO funziona on-premise o in un data center tedesco; i documenti restano dove già sono.
Come si impedisce a persone non autorizzate di consultare una procedura in corso?
Tramite la stessa assegnazione di diritti che vale per l'archiviazione dei file. KOSMO cita solo da fonti per cui la persona che chiede è abilitata – chi non può vedere un documento non lo vede nemmeno comparire in una risposta.
KOSMO può valutare un'offerta?
Può raccogliere elementi dalle offerte e confrontarli con i documenti, per esempio quali certificazioni richieste siano presenti. La valutazione stessa è una decisione della stazione appaltante e tale resta – anche solo perché deve essere motivata e documentata.
KOSMO trova anche nuove gare?
Sì, tramite l'agente di monitoraggio. Guarda a intervalli stabiliti sui portali registrati e segnala gli avvisi pertinenti. L'impostazione spetta a voi – quali fonti vengono osservate lo stabilite voi.
Altre attività
Vederlo sul vostro archivio
Mostriamo KOSMO sui vostri documenti – senza che occorra caricare nulla che lasci la vostra casa.
