Tenere d'occhio lo stato delle delibere attraverso gli anni
La domanda «cosa abbiamo già deliberato su questo?» è quotidianità nel lavoro degli organi – e rispondervi costa regolarmente più tempo della preparazione stessa. Un assistente sui vostri verbali e proposte trova lo stato delle delibere attraverso annate e organi e nomina per ogni affermazione seduta, data e punto all'ordine del giorno.
Di cosa si tratta
Le delibere nascono raramente in una seduta. Un tema attraversa la commissione di settore, la commissione principale e il consiglio, viene rinviato, modificato, approvato con prescrizioni e richiamato anni dopo. La sua traccia sta nei verbali di organi diversi, in proposte, mozioni e resoconti – formalmente completa, ma in pratica reperibile solo da chi conosce la storia pregressa.
Questo colpisce particolarmente due situazioni: la preparazione di una seduta in cui un tema viene richiamato, e il controllo delle delibere, in cui va chiarito cosa sia diventato degli incarichi precedenti all'amministrazione. Entrambi sono lavoro di applicazione che nessuno fa volentieri e che nessuno può però tralasciare.
Quali fonti KOSMO collega a questo scopo
Viene collegato il patrimonio del lavoro degli organi, di solito così come sta nel sistema informativo del consiglio o nell'archivio:
- Resoconti e verbali di consiglio, commissione principale e commissioni di settore – anche di mandati passati.
- Proposte di delibera dell'amministrazione con motivazione e allegati.
- Mozioni e interrogazioni dei gruppi con le relative risposte.
- Ordini del giorno e liste di controllo delle delibere, per quanto esistano come documento.
Come si svolge
- Collegare il patrimonio
Il patrimonio dei verbali viene collegato come fonte. Non serve riordinare – KOSMO lavora sull'archivio com'è e riconosce dai documenti l'attribuzione a organo e data di seduta.
- Interrogare lo stato delle delibere
Chiedere in linguaggio normale cosa sia stato deciso finora su un tema. La risposta nomina organo, data di seduta e punto all'ordine del giorno – così la catena si segue invece di ricostruirla a memoria.
- Preparare la seduta
Prima di una seduta si può raccogliere ciò che esiste sul tema richiamato: delibere precedenti, incarichi aperti, mozioni dei gruppi e motivazione della proposta in esame.
- Tenere d'occhio i punti aperti
Per il controllo delle delibere si possono cercare in modo mirato gli incarichi all'amministrazione per i quali non risulta verbalizzato alcun riscontro. Attività programmate possono ripeterlo a intervalli fissi invece di recuperarlo una volta all'anno.
Un esempio
Quali delibere ci sono dal 2023 sul piano delle piste ciclabili, e quali incarichi all'amministrazione ne sono ancora aperti?
Da Verbale_Commissione_Edilizia_2023-09-12.pdf, punto 4: la commissione ha incaricato l'amministrazione di presentare uno studio di fattibilità per il tratto nord. In Verbale_Consiglio_2024-03-07.pdf, punto 11, il piano è stato approvato con modifiche; per il tratto nord si è rinviato allo studio ancora atteso. Una proposta successiva in materia non è contenuta nel patrimonio collegato.
Rappresentazione a titolo di esempio. La risposta che KOSMO dà dipende esclusivamente dai documenti che collegate – nulla viene inventato, e ogni affermazione porta il suo riferimento.
Cosa non accade nel frattempo
I documenti non lasciano la vostra infrastruttura. KOSMO funziona on-premise oppure nel nostro data center tedesco; non c'è alcuna trasmissione a un fornitore cloud, nessuna questione di paesi terzi e nessuna riserva legata al CLOUD Act. Con i vostri contenuti non viene addestrato alcun modello – servono a rispondere alla vostra domanda, nient'altro. Chi può vedere quale fonte lo governate tramite i diritti di gruppo; chi non può vedere un documento non lo vede nemmeno citato in una risposta.
Dove passa il limite: KOSMO non è un sistema informativo del consiglio e non sostituisce né il controllo formale delle delibere né il resoconto. Trova e documenta ciò che sta nei documenti collegati – non di più. Se un verbale manca nel patrimonio, manca anche nella risposta; perciò KOSMO lo segnala invece di coprire una lacuna. La versione giuridicamente vincolante di una delibera resta il resoconto.
Domande frequenti
Questo sostituisce il nostro sistema informativo del consiglio?
No. Il sistema informativo del consiglio resta l'archivio di riferimento e la fonte vincolante. KOSMO si pone sopra come una ricerca che funziona in linguaggio normale e riunisce, attraverso sedute e mandati, ciò che lì è depositato pezzo per pezzo.
E le parti di seduta non pubbliche?
Si possono tenere come fonte separata con diritti più stretti. Chi non ha accesso alla parte non pubblica non ne ottiene alcuna risposta né alcuna indicazione sul suo contenuto.
Funziona anche con verbali più vecchi?
A condizione che il testo sia leggibile dalla macchina. Le scansioni puramente immagine devono prima passare da un riconoscimento del testo – è il caso normale per le annate precedenti alla digitalizzazione e si chiarisce nel progetto.
KOSMO può tenere automaticamente il controllo delle delibere?
Può raccogliere regolarmente gli incarichi per i quali non risulta un riscontro nel patrimonio, e segnalarlo. La valutazione se un incarico sia concluso resta alla segreteria degli organi – anche solo perché deve essere documentata.
Altre attività
Vederlo sul vostro archivio
Mostriamo KOSMO sui vostri documenti – senza che occorra caricare nulla che lasci la vostra casa.
