Kom hurtigere gennem udbud og udbudsmateriale
En AI-assistent, der arbejder på jeres eget udbudsmateriale, besvarer spørgsmål om frister, egnethedskrav og krævet dokumentation på sekunder – med angivelse af kilden, så udsagnet bliver efterprøveligt. Afgørende er ikke hastigheden alene, men hvor materialet ligger undervejs: hos KOSMO forlader det ikke jeres infrastruktur.
Hvad det handler om
Udbudsmateriale er langt, indlejret og sjældent bygget ensartet op. Kravspecifikation, egnethedskrav, tildelingskriterier, kontraktvilkår og bilag ligger i særskilte dokumenter, der henviser til hinanden. Den, der skal afklare et enkelt spørgsmål – hvornår senest tilbudsgivere kan stille spørgsmål, hvilken egnethedsdokumentation der kræves, fra hvilken værdi en anden procedure gælder – søger sig gennem filer i stedet for at arbejde.
Dertil kommer tidspresset: udbudsprocedurer har hårde frister, og et overset punkt bemærkes ofte først, når det ikke længere kan rettes. Samtidig står der netop i dette materiale oplysninger, der ikke hører udenfor til – tilbudsgiverdata, interne overslag, notater til vurderingen.
Hvilke kilder KOSMO kobler til
KOSMO arbejder på den samling, I alligevel fører. Typisk er det:
- Udbudsmaterialet for den igangværende procedure – kravspecifikation, ansøgningsbetingelser, kontraktudkast og bilag.
- Interne indkøbshåndbøger og tjenesteforskrifter, som fastlægger, hvordan der gås frem hos jer.
- Afsluttede procedurer som sammenligningsmateriale – hvordan en tilsvarende ydelse sidst blev sendt i udbud.
- Retsgrundlag og vejledninger, i det omfang I har dem som dokumenter.
Sådan forløber det
- Kobl kilderne til
Mappen med udbudsmaterialet kobles til som kilde – fra jeres filsystem, fra en videnssky eller fra et fagsystem. Ingen skal kopiere noget.
- Sæt rettighederne
Via grupper fastlægger I, hvem der må søge i samlingen. En igangværende procedure forbliver dermed begrænset til den kreds, der alligevel har adgang.
- Stil spørgsmål
Spørgsmålene stilles i almindeligt sprog, ikke som søgeord. Til hvert svar nævner KOSMO dokument og sted, så udsagnet kan efterprøves med et klik.
- Automatisér det tilbagevendende
For udbudsportaler kan overvågningsagenten se efter med jævne mellemrum og melde, når en passende bekendtgørelse kommer – uden at nogen skal tjekke manuelt hver dag.
Et eksempel
Hvilken egnethedsdokumentation kræver udbuddet om vejrenovering, og hvornår senest kan tilbudsgivere stille spørgsmål?
Fra Ansoegningsbetingelser_Vejrenovering.pdf, punkt 4.2: der kræves en udskrift fra det centrale erhvervsregister, dokumentation for en erhvervsansvarsforsikring på mindst 3 mio. € samt tre referencer for tilsvarende arbejder inden for de seneste fem år. Efter punkt 2.5 skal spørgsmål stilles senest ti kalenderdage før tilbudsfristen via udbudsportalen.
Fremstilling til eksempel. Hvilket svar KOSMO giver, afhænger udelukkende af de dokumenter, I kobler til – intet bliver opfundet, og hvert udsagn har sin kilde.
Hvad der ikke sker undervejs
Dokumenterne forlader ikke jeres infrastruktur. KOSMO kører on-premise eller i vores tyske datacenter; der er ingen videregivelse til en skyudbyder, intet tredjelandsspørgsmål og intet CLOUD Act-forbehold. Der bliver heller ikke trænet nogen model med jeres indhold – det bruges til at besvare jeres spørgsmål, intet andet. Hvem der må se hvilken kilde, styrer I via grupperettigheder; den, der ikke må se et dokument, får det heller ikke citeret i et svar.
Hvor grænsen går: KOSMO erstatter hverken en udbudsretlig vurdering eller en beslutning fra den udbydende myndighed. Assistenten finder og dokumenterer, hvad der står i jeres materiale – om en formulering holder juridisk, om en procedure er valgt rigtigt, eller om et tilbud skal afvises, er fortsat det kompetente kontors faglige ansvar. Kildeangivelsen findes netop til det: hvert udsagn kan efterprøves i originaldokumentet.
Ofte stillede spørgsmål
Må udbudsmateriale overhovedet komme ind i et AI-system?
Det kommer an på, hvor det går hen undervejs. Hos en skytjeneste forlader det forvaltningen og behandles hos en ekstern, oftest ikke-europæisk udbyder – det er det kritiske punkt. KOSMO kører on-premise eller i et tysk datacenter; materialet bliver, hvor det alligevel ligger.
Hvordan forhindres det, at uvedkommende får indsigt i en igangværende procedure?
Via samme rettighedstildeling, som gælder for filopbevaringen. KOSMO citerer kun fra kilder, som den spørgende har adgang til – den, der ikke må se et dokument, får det heller ikke vist i et svar.
Kan KOSMO vurdere et tilbud?
Det kan samle oplysninger fra tilbud og holde dem op mod materialet, for eksempel hvilken krævet dokumentation der foreligger. Vurderingen selv er en beslutning hos den udbydende myndighed og bliver det – allerede fordi den skal begrundes og dokumenteres.
Finder KOSMO også nye udbud?
Ja, via overvågningsagenten. Den ser efter med fastlagte mellemrum på de gemte portaler og melder passende bekendtgørelser. Opsætningen står I for – hvilke kilder der holdes øje med, fastlægger I.
Andre opgaver
Se det på jeres egne sager
Vi viser KOSMO på jeres egne dokumenter – uden at der skal uploades noget, som forlader jeres hus.
