Gør viden tilgængelig, som hidtil kun stod i hovederne
I forvaltningen sidder en stor del af arbejdsviden ikke i dokumenter, men i erfaring – og den går delvist tabt ved hver pensionering. En assistent på tjenesteforskrifter, arbejdsgangsbeskrivelser og tidligere sager besvarer de typiske begynderspørgsmål døgnet rundt, uden at nogen bliver forstyrret af det. Den faglige følgeskab erstatter den ikke.
Hvad det handler om
Den, der er ny i et kontor, har mindre et vidensproblem end et adgangsproblem. Tjenesteforskriften findes, formularen også, arbejdsgangen er beskrevet – kun ved ingen hvor. Så bliver der spurgt. Det fungerer, men koster tid på den anden side, og tærsklen stiger med hvert spørgsmål.
I forvaltninger kommer alderssammensætningen oveni. Når en kollega går efter årtier, går viden med om, hvorfor en sag forløber hos jer sådan og ikke anderledes. Den viden står sjældent nogen steder – den blev hidtil givet videre mundtligt, og netop den kæde brister i disse år mange steder.
Hvilke kilder KOSMO kobler til
Der kobles det til, som beskriver arbejdsdagen – ofte mere, end man tror:
- Tjenesteforskrifter og forretningsordener, som fastlægger, hvem der afgør hvad.
- Arbejdsgangsbeskrivelser og tjeklister for tilbagevendende sager.
- Formularer og standardtekster med deres udfyldningsvejledninger.
- Afsluttede sager som eksempel på, hvordan en sag faktisk blev behandlet.
Sådan forløber det
- Kobl samlingen til
Kontorernes arkiver kobles til som kilder. Ingen skal rydde op først – tværtimod: hvilke beskrivelser der mangler, viser sig først, når spørgsmål står ubesvarede.
- Sæt rettigheder pr. kontor
Via grupper får hver person adgang til det, der hører til vedkommendes opgave. En ny kraft i teknisk forvaltning ser teknisk forvaltnings materiale, ikke HR's.
- Spørg frem for at forstyrre
De typiske begynderspørgsmål kan stilles direkte – også de, man ikke gerne stiller en kollega tredje gang. Hvert svar har sin kilde, så originalen kan læses med med det samme.
- Gør hullerne synlige
Dér hvor KOSMO ikke finder noget, er der oftest heller ikke noget dokumenteret. De steder er det bedste tegn på, hvilken beskrivelse der bør skrives som den næste.
Et eksempel
Hvordan forløber behandlingen af en ansøgning om råden over vejareal hos os, og hvilken formular hører til?
Fra Tjenesteforskrift_Vejareal.pdf, afsnit 2: ansøgningen kommer ind hos beredskabs- og ordenskontoret og forelægges ved arealer langs regionale veje vejkontoret til udtalelse. Efter afsnit 4 skal formularen Ansoegning_Vejareal_Formular_2024.pdf anvendes; gebyret følger gebyrvedtægten for råden over vejareal.
Fremstilling til eksempel. Hvilket svar KOSMO giver, afhænger udelukkende af de dokumenter, I kobler til – intet bliver opfundet, og hvert udsagn har sin kilde.
Hvad der ikke sker undervejs
Dokumenterne forlader ikke jeres infrastruktur. KOSMO kører on-premise eller i vores tyske datacenter; der er ingen videregivelse til en skyudbyder, intet tredjelandsspørgsmål og intet CLOUD Act-forbehold. Der bliver heller ikke trænet nogen model med jeres indhold – det bruges til at besvare jeres spørgsmål, intet andet. Hvem der må se hvilken kilde, styrer I via grupperettigheder; den, der ikke må se et dokument, får det heller ikke citeret i et svar.
Hvor grænsen går: Oplæring er fortsat menneskers opgave. KOSMO overtager den del, der består i at slå op – det erstatter hverken den faglige vejledning eller samtalen om, hvorfor noget håndteres som det gør. Og det kan kun gengive, hvad der er dokumenteret: dér hvor viden udelukkende står i hovederne, bliver den dér, indtil nogen skriver den ned.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad hvis en arbejdsgang ikke er beskrevet nogen steder?
Så finder KOSMO den heller ikke og siger det frem for at opfinde noget. De tomme pladser er nyttige: de viser, hvilken beskrivelse der mangler – og netop dér, hvor der faktisk er brug for den.
Ser nye medarbejdere derved mere, end de må?
Nej. Rettighedstildelingen går gennem de samme grupper som adgangen til arkivet. Den, der ikke må åbne et dokument, får det heller ikke citeret i et svar.
Er det værd at gøre i små forvaltninger?
Netop dér. I små huse er hver opgave ofte kun besat med én person – falder vedkommende bort, mangler viden fuldstændigt. Nytten afhænger mindre af størrelsen end af afhængigheden af enkelte personer.
Hjælper det også ved stedfortræderopgaver?
Ja, det er samme sag i kort form. Den, der på kort varsel overtager en fremmed opgave, kan se efter, hvordan den forløber hos jer, frem for at spørge sig frem eller lade den ligge.
Andre opgaver
Se det på jeres egne sager
Vi viser KOSMO på jeres egne dokumenter – uden at der skal uploades noget, som forlader jeres hus.
