Udtalelser og dagsordenspunkter hurtigere til første udkast
Det, der æder tid ved at skrive en udtalelse, er sjældent skrivningen, men indsamlingen: hvad er der allerede besluttet i sagen, hvilken vedtægt gælder, hvordan blev en tilsvarende sag behandlet sidst. En assistent på jeres egen sagssamling leverer dette underlag med kildeangivelser – fagteksten er fortsat sagsbehandlerens opgave.
Hvad det handler om
En udtalelse opstår sjældent af intet. Den bygger på tidligere beslutninger, gældende vedtægter, notater i sagen og på, hvordan tilsvarende sager hidtil er behandlet. Materialet findes – men det ligger fordelt over årgange, udvalg og arkiver, og den, der kender det, kender det af erfaring, ikke fra en fortegnelse.
Det gør arbejdet personafhængigt. Falder kollegaen bort, som i tolv år har vidst, hvor forhistorien står, begynder søgningen forfra. Ved onboarding af nye medarbejdere viser samme problem sig endnu tydeligere.
Hvilke kilder KOSMO kobler til
Der kobles den samling til, som en udtalelse alligevel næres af:
- Byrådsbeslutninger og udvalgsreferater – også fra tidligere årgange.
- Vedtægter, forvaltningsforskrifter og tjenesteforskrifter i deres gældende udgave.
- Tidligere sagsfremstillinger og udtalelser som forlæg for opbygning og tone.
- Sagsnotater og korrespondance om den enkelte sag, i det omfang de er frigivet.
Sådan forløber det
- Kobl samlingen til
Referater, vedtægter og sagsfremstillinger kobles til som kilder. En omlægning af arkivet er ikke nødvendig – KOSMO arbejder på den struktur, det finder.
- Afklar forhistorien
Før skrivningen: stil spørgsmålet om, hvad der allerede er besluttet i sagen. Svaret nævner beslutning, møde og dato – efterprøveligt frem for efter hukommelsen.
- Sæt udkastet op
På dette grundlag opstår et første udkast, der følger opbygning og sprog i jeres hidtidige sagsfremstillinger. Det er et udgangspunkt, ikke et færdigt dokument.
- Gennemgå og stå inde for
Udkastet gennemgås fagligt, suppleres og underskrives. Kildeangivelserne gør dette skridt hurtigere, fordi hvert overtaget udsagn kan føres direkte tilbage.
Et eksempel
Hvad besluttede teknisk udvalg senest om parkeringsvedtægten, og var der en særlig regel for eksisterende bygninger?
Fra Referat_TekniskUdvalg_2025-11-18.pdf, punkt 6: den nye udgave af parkeringsvedtægten blev vedtaget med én ændring – for eksisterende bygninger gælder efter § 4, stk. 3 en overgangsperiode indtil 31. december 2027. I Vedtaegt_Parkering_2026.pdf er denne regel optaget i den gældende udgave.
Fremstilling til eksempel. Hvilket svar KOSMO giver, afhænger udelukkende af de dokumenter, I kobler til – intet bliver opfundet, og hvert udsagn har sin kilde.
Hvad der ikke sker undervejs
Dokumenterne forlader ikke jeres infrastruktur. KOSMO kører on-premise eller i vores tyske datacenter; der er ingen videregivelse til en skyudbyder, intet tredjelandsspørgsmål og intet CLOUD Act-forbehold. Der bliver heller ikke trænet nogen model med jeres indhold – det bruges til at besvare jeres spørgsmål, intet andet. Hvem der må se hvilken kilde, styrer I via grupperettigheder; den, der ikke må se et dokument, får det heller ikke citeret i et svar.
Hvor grænsen går: Udkastet er et udkast. En sprogmodel kan frembringe formuleringer, der lyder plausible og er fagligt forkerte – ansvaret for indholdet bliver hos den person, der underskriver. KOSMO dokumenterer hvert udsagn med kilden, så denne gennemgang bliver mulig; erstatte den kan og skal det ikke. For afgørelser med retsvirkning over for borgerne gælder det i særlig grad.
Ofte stillede spørgsmål
Skriver KOSMO udtalelsen alene?
Nej, og det er med vilje. KOSMO samler grundlaget og leverer et udkast med kildeangivelser. Den faglige vurdering, afvejningen og underskriften bliver hos den ansvarlige person.
Hvordan ved jeg, at et udsagn er rigtigt?
Til hvert udsagn nævner KOSMO dokumentet og stedet. Dermed kan hver oplysning efterprøves på originalen i ét skridt – anderledes end ved en sky-chatbot, der svarer ud fra en models almene viden.
Fungerer det også med gamle referater som scanning?
Forudsat at teksten er maskinlæsbar. Rene billedscanninger skal først gennem en tekstgenkendelse; det afklarer vi i projektet ud fra jeres samling.
Hjælper det også med at få nye medarbejdere i gang?
Ja, det er en af de mest mærkbare virkninger. Den, der er ny, kan stille spørgsmål om forhistorien i stedet for at samle dem ind blandt kollegerne. Mere om det under Onboarding og intern viden.
Andre opgaver
Se det på jeres egne sager
Vi viser KOSMO på jeres egne dokumenter – uden at der skal uploades noget, som forlader jeres hus.
