Mantener a la vista el estado de los acuerdos a lo largo de los años
La pregunta «¿qué habíamos acordado ya sobre esto?» es el día a día del trabajo de los órganos – y responderla cuesta con regularidad más tiempo que la propia preparación. Un asistente sobre sus propias actas y propuestas encuentra el estado de los acuerdos a lo largo de años y órganos y nombra para cada afirmación la sesión, la fecha y el punto del orden del día.
De qué se trata
Los acuerdos rara vez nacen en una sesión. Un asunto recorre la comisión sectorial, la comisión principal y el pleno, se aplaza, se modifica, se aprueba con condiciones y se vuelve a llamar años después. Su rastro está en actas de distintos órganos, en propuestas, mociones y transcripciones – formalmente completo, pero en la práctica localizable solo por quien conoce el historial.
Eso golpea especialmente a dos situaciones: la preparación de una sesión en la que un asunto se vuelve a llamar, y el control de acuerdos, en el que hay que aclarar qué ha sido de los encargos anteriores a la administración. Ambos son trabajo de aplicación que nadie hace con gusto y que nadie puede sin embargo omitir.
Qué fuentes conecta KOSMO para esto
Se conecta el acervo del trabajo de los órganos, normalmente tal cual desde el sistema de información del pleno o desde el archivo:
- Transcripciones y actas del pleno, la comisión principal y las comisiones sectoriales – también de mandatos anteriores.
- Propuestas de acuerdo de la administración con su motivación y anexos.
- Mociones y preguntas de los grupos con las respuestas correspondientes.
- Órdenes del día y listas de control de acuerdos, en la medida en que existan como documento.
Así transcurre
- Conectar el acervo
El acervo de actas se conecta como fuente. No hace falta reordenar – KOSMO trabaja sobre el archivo tal como está y reconoce en los documentos la asignación a órgano y fecha de sesión.
- Consultar el estado de los acuerdos
Preguntar en lenguaje normal qué se ha decidido hasta ahora sobre un asunto. La respuesta nombra órgano, fecha de sesión y punto del orden del día – así la cadena se sigue en lugar de reconstruirla de memoria.
- Preparar la sesión
Antes de una sesión puede reunirse lo que existe sobre el asunto llamado: acuerdos anteriores, encargos pendientes, mociones de los grupos y la motivación de la propuesta actual.
- Mantener a la vista los puntos pendientes
Para el control de acuerdos pueden buscarse de forma dirigida los encargos a la administración sobre los que no consta ninguna respuesta en acta. Tareas programadas pueden repetirlo a intervalos fijos en lugar de recuperarlo una vez al año.
Un ejemplo
¿Qué acuerdos hay desde 2023 sobre el plan de carriles bici, y qué encargos a la administración siguen pendientes?
De Acta_Comision_Urbanismo_2023-09-12.pdf, punto 4: la comisión encargó a la administración presentar un estudio de viabilidad para el tramo norte. En Acta_Pleno_2024-03-07.pdf, punto 11, el plan se aprobó con modificaciones; para el tramo norte se remitió al estudio aún pendiente. Una propuesta posterior al respecto no está contenida en el acervo conectado.
Representación a modo de ejemplo. La respuesta que da KOSMO depende exclusivamente de los documentos que usted conecte – nada se inventa, y cada afirmación lleva su referencia.
Qué no ocurre mientras tanto
Los documentos no salen de su infraestructura. KOSMO funciona on-premise o en nuestro centro de datos alemán; no hay transmisión alguna a un proveedor en la nube, ninguna cuestión de terceros países y ninguna reserva ligada a la CLOUD Act. Con sus contenidos tampoco se entrena ningún modelo – sirven para responder a su pregunta, nada más. Quién puede ver qué fuente lo gobierna usted mediante los derechos de grupo; quien no puede ver un documento tampoco lo ve citado en una respuesta.
Dónde está el límite: KOSMO no es un sistema de información del pleno y no sustituye ni el control formal de acuerdos ni la transcripción. Encuentra y acredita lo que consta en los documentos conectados – no más. Si falta un acta en el acervo, falta también en la respuesta; por eso KOSMO lo señala en lugar de tapar una laguna. La versión jurídicamente vinculante de un acuerdo sigue siendo la transcripción.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye esto nuestro sistema de información del pleno?
No. El sistema de información del pleno sigue siendo el archivo de referencia y la fuente vinculante. KOSMO se pone encima como una búsqueda que funciona en lenguaje normal y reúne, a lo largo de sesiones y mandatos, lo que allí está depositado pieza por pieza.
¿Y las partes no públicas de las sesiones?
Pueden llevarse como fuente propia con derechos más estrechos. Quien no tiene acceso a la parte no pública no obtiene de ella ninguna respuesta ni ninguna indicación sobre su contenido.
¿Funciona también con actas más antiguas?
Siempre que el texto sea legible por la máquina. Los escaneos puramente de imagen deben pasar antes por un reconocimiento de texto – es el caso normal en los años anteriores a la digitalización y se aclara en el proyecto.
¿Puede KOSMO llevar el control de acuerdos automáticamente?
Puede reunir con regularidad los encargos sobre los que no consta respuesta en el acervo, y avisar de ello. La valoración de si un encargo está cumplido sigue siendo de la secretaría de los órganos – aunque solo sea porque debe documentarse.
Verlo sobre su propio archivo
Mostramos KOSMO sobre sus propios documentos – sin que haya que subir nada que salga de su casa.
