Szybciej przerabiać przetargi i dokumentację zamówienia
Asystent AI pracujący na waszej własnej dokumentacji zamówienia odpowiada w kilka sekund na pytania o terminy, warunki udziału i wymagane zaświadczenia – podając odniesienie, żeby twierdzenie pozostało sprawdzalne. Rozstrzygające nie jest przy tym samo tempo, lecz gdzie leżą przy tym dokumenty: przy KOSMO nie opuszczają waszej infrastruktury.
O co chodzi
Dokumentacja zamówienia jest długa, zagnieżdżona i rzadko zbudowana jednakowo. Opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału, kryteria oceny ofert, warunki umowne i załączniki leżą w osobnych dokumentach, które odsyłają jeden do drugiego. Kto musi wyjaśnić jedno pytanie – do kiedy można zadawać pytania do SWZ, jakie dokumenty podmiotowe są wymagane, od jakiej wartości obowiązuje inny tryb – szuka po plikach, zamiast pracować.
Dochodzi presja czasu: postępowania mają sztywne terminy, a przeoczony punkt rzuca się w oczy często dopiero wtedy, gdy nie da się go już naprawić. Jednocześnie w tej samej dokumentacji stoją dane, które nie powinny wychodzić na zewnątrz – dane wykonawców, wewnętrzne szacunki, notatki z oceny.
Jakie źródła KOSMO do tego podłącza
KOSMO pracuje na zasobie, który i tak prowadzicie. Typowo są to:
- Dokumentacja bieżącego postępowania – opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału, projekt umowy i załączniki.
- Wewnętrzne podręczniki zamówień i zarządzenia, które ustalają, jak postępuje się u was.
- Zakończone postępowania jako materiał porównawczy – jak ostatnio ogłaszano podobną usługę.
- Podstawy prawne i wytyczne, o ile trzymacie je jako dokumenty.
Tak to przebiega
- Podłączyć źródła
Folder z dokumentacją zamówienia zostaje podłączony jako źródło – z waszego systemu plików, z chmury dokumentów albo z systemu dziedzinowego. Nikt nie musi niczego kopiować.
- Ustawić uprawnienia
Przez grupy ustalacie, kto może odpytywać ten zasób. Bieżące postępowanie zostaje tym samym ograniczone do kręgu, który i tak ma dostęp.
- Zadawać pytania
Pytania zadaje się zwykłym językiem, nie jako hasła wyszukiwania. Przy każdej odpowiedzi KOSMO podaje dokument i miejsce, więc twierdzenie da się sprawdzić jednym kliknięciem.
- Zautomatyzować to, co się powtarza
Dla portali przetargowych agent monitorujący może regularnie zaglądać i zgłaszać, gdy pojawi się odpowiednie ogłoszenie – bez tego, by ktoś codziennie sprawdzał ręcznie.
Przykład
Jakich dokumentów podmiotowych wymaga przetarg na remont drogi i do kiedy można zadawać pytania do SWZ?
Z Warunki_Udzialu_Remont_Drogi.pdf, punkt 4.2: wymagane są wyciąg z centralnego rejestru przedsiębiorców, dowód ubezpieczenia OC działalności na co najmniej 3 mln € oraz trzy referencje porównywalnych robót z ostatnich pięciu lat. Zgodnie z punktem 2.5 pytania należy zadać najpóźniej dziesięć dni kalendarzowych przed terminem składania ofert, przez portal zamówień.
Przedstawienie przykładowe. Odpowiedź, jakiej KOSMO udzieli, zależy wyłącznie od dokumentów, które podłączycie – nic nie jest wymyślane, a przy każdym twierdzeniu stoi odniesienie.
Co przy tym nie następuje
Dokumenty nie opuszczają waszej infrastruktury. KOSMO działa on-premise albo w naszym niemieckim centrum danych; nie ma żadnego przekazania do dostawcy chmurowego, żadnej kwestii kraju trzeciego i żadnego zastrzeżenia z CLOUD Act. Na waszych treściach nie jest też trenowany żaden model – służą odpowiedzi na wasze pytanie, nic więcej. Kto może widzieć które źródło, sterujecie przez uprawnienia grupowe; kto nie może zobaczyć dokumentu, nie dostanie go też zacytowanego w odpowiedzi.
Gdzie leży granica: KOSMO nie zastępuje ani oceny pod kątem prawa zamówień publicznych, ani decyzji zamawiającego. Asystent znajduje i dokumentuje to, co stoi w waszych dokumentach – czy sformułowanie się prawnie utrzyma, czy tryb jest dobrze wybrany albo czy ofertę należy odrzucić, pozostaje odpowiedzialnością merytoryczną właściwej komórki. Odniesienie jest właśnie do tego: każde twierdzenie da się sprawdzić na dokumencie źródłowym.
Często zadawane pytania
Czy dokumentacja zamówienia może w ogóle trafić do systemu AI?
Zależy, gdzie przy tym idzie. Przy usłudze chmurowej opuszcza administrację i jest przetwarzana u zewnętrznego, najczęściej pozaeuropejskiego dostawcy – to punkt krytyczny. KOSMO działa on-premise albo w niemieckim centrum danych; dokumenty zostają tam, gdzie i tak leżą.
Jak zapobiega się wglądowi nieuprawnionych w bieżące postępowanie?
Przez to samo przydzielanie uprawnień, które obowiązuje dla składu plików. KOSMO cytuje tylko ze źródeł, do których pytająca osoba ma dostęp – kto nie może zobaczyć dokumentu, nie zobaczy go też w odpowiedzi.
Czy KOSMO może ocenić ofertę?
Może zestawić dane z ofert i skonfrontować je z dokumentacją, na przykład które wymagane zaświadczenia są dołączone. Sama ocena jest decyzją zamawiającego i nią pozostaje – choćby dlatego, że musi być uzasadniona i udokumentowana.
Czy KOSMO znajduje także nowe przetargi?
Tak, przez agenta monitorującego. Zagląda w ustalonych odstępach na zapisane portale i zgłasza odpowiednie ogłoszenia. Konfigurację robicie wy – które źródła są obserwowane, ustalacie wy.
Zobaczyć na własnych aktach
Pokazujemy KOSMO na waszych własnych dokumentach – bez tego, by trzeba było przesyłać coś, co opuszcza waszą instytucję.
